本隐私政策说明 Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş.（Londonist Software and Technologies Inc.，“PulseDesk”或“我们”）在 PulseDesk 网站（mypulsedesk.com）、PulseDesk 服务（app.mypulsedesk.com 及桌面应用程序）以及我们与客户和潜在客户的沟通中，如何处理个人数据。
1. 我们的角色：数据控制者还是数据处理者
- 客户组织的员工及其他用户。当公司使用 PulseDesk 记录其员工的工作时间和活动时，该公司是个人数据的数据控制者，PulseDesk 作为其数据处理者。我们仅根据该公司的指示、依照我们的数据处理协议处理该等数据。如果您在工作中使用 PulseDesk，您雇主的隐私声明会说明您的数据如何被使用；如需行使您的权利，请联系您的雇主。我们将协助您的雇主作出回应。
- 其他所有人。对于本政策所述、我们为自身目的处理的个人数据，PulseDesk 是数据控制者，涉及网站访问者、申请演示或联系我们的人员，以及我们客户的业务联系人、管理员和账单联系人。
2. 我们收集哪些数据及其目的
| 目的 | 个人数据 | 法律依据（GDPR / UK GDPR / KVKK） |
|---|---|---|
| 创建和管理客户账户 | 姓名、工作邮箱、密码（以单向哈希形式存储）、公司名称、角色、语言和时区 | 履行合同；KVKK 第 5(2)(c) 条 |
| 向客户提供服务 | 我们的数据处理协议中所述的数据，以数据处理者身份代表客户处理 | 客户的合法依据 |
| 账单与会计 | 账单联系人、公司信息、税号、发票、付款状态（银行卡信息由我们的支付服务商处理） | 合同；法定义务；KVKK 第 5(2)(ç) 条 |
| 演示申请与咨询 | 姓名、工作邮箱、公司、团队规模、国家、电话（选填）、您的留言和语言 | 应您的请求在订立合同前采取的步骤；回复您的正当利益；KVKK 第 5(2)(c)、(f) 条 |
| 客户支持 | 您的消息以及为您提供帮助所需的账户信息 | 合同；正当利益 |
| 安全与防止滥用 | IP 地址、技术日志、登录事件、桌面应用防篡改事件 | 保障服务和数据安全的正当利益；法定义务 |
| 服务邮件 | 电子邮件地址及通知内容（邀请、密码重置、您已开启的报告） | 合同；正当利益 |
| 改进服务 | 汇总的、不可识别个人身份的使用统计数据 | 正当利益 |
| 网站分析 | 经您同意：随机访客 ID 和访问 ID、访问的页面、来源网站和推广活动（utm_*）、点击和滚动深度、页面停留时间、设备类型、浏览器、操作系统、语言以及大致国家（根据您的 IP 地址推断，IP 地址不会被存储）。未经同意：匿名页面浏览量统计 | 同意（GDPR / UK GDPR 第 6(1)(a) 条以及关于设备存储的 ePrivacy / PECR 规则；KVKK 第 5(1) 条明示同意）；匿名统计基于正当利益 |
| 了解新客户的来源 | 您访问网站的来源（第一次和最近一次的来源网站或推广活动），在您注册时与您的公司账户一起保存 | 您在我们网站上给予的同意；对注册链接中的推广活动参数基于正当利益；KVKK 第 5(2)(f) 条 |
| 法律索赔 | 与争议相关的数据 | 正当利益；法定义务 |
我们不会将客户员工的个人数据用于我们自己的营销、广告或用户画像，也不会出售个人数据。
3. 我们的服务为客户收集的数据
为保持透明，桌面应用程序和仪表板可能会代表雇主并根据其设置收集以下数据：工作时间、活动应用程序名称和窗口标题、网站地址、空闲时间和私人时间、离线时间记录、项目和任务、排班和休假信息、聊天消息和文件、会议参与情况，以及（仅在启用时）定期屏幕截图、大致位置和附带文字记录的会议录制。由雇主决定使用其中哪些数据以及谁可以查看。员工可以在仪表板中查看自己的数据。
4. AI 功能
当用户向 Lucy（我们的应用内助手）提问，或会议被录制并生成摘要时，相关文本或音频会被发送给我们的 AI 服务商，以生成答案、文字记录或摘要。仅使用发出请求的用户有权查看的数据。我们的服务商根据其商业条款处理这些数据，不会将其用于训练其模型，并已列于我们的次级处理者页面。我们会存储使用记录（谁、何时、用量多少），但不存储 Lucy 对话的内容；对话历史保存在用户自己的浏览器中。
5. 我们保留数据的期限
- 客户账户数据：在组织存续期间保留，之后按照我们的条款所述予以删除（在导出期结束后，30 天内从生产系统中删除，90 天内从备份中删除）。
- 为客户处理的数据：根据客户的设置和指示保留，例如组织所有者选择的屏幕截图保留期限。
- 演示申请与咨询：自我们最后一次联系起最长保留 24 个月，促成合同的除外。
- 账单与会计记录：按照税法和商法要求的期限保留（通常最长 10 年）。
- 安全日志：通常最长保留 12 个月。
- 网站分析： 详细数据最长保留 13 个月，之后只保留不含标识符的汇总数据。
6. 我们与谁共享数据
- 托管服务、处理付款或提供 AI 功能的服务提供商（次级处理者）——请参阅次级处理者页面。他们只能将数据用于向我们提供其服务。
- 您的组织：如果您在工作中使用 PulseDesk，您的雇主及其授权人员可以在其设定的权限范围内查看与您相关的数据。
- 在法律要求、为保护我们的权利或在保密前提下向我们的专业顾问披露时，与主管机关和顾问共享。
- 如 PulseDesk 被合并、收购或出售，与继受企业共享，并受本政策约束。
7. 国际传输
PulseDesk 由一家在土耳其设立的公司提供，服务托管于英国。部分服务提供商（例如我们的 AI 服务商）位于美国。如个人数据被传输至未获充分性认定的国家，我们将采取适当的保障措施，例如欧盟标准合同条款、英国国际数据传输附录，以及针对从土耳其传出的数据，采用 KVKK 第 9 条要求的标准合同和程序，并在必要时辅以补充措施。
8. 安全
我们通过技术和组织措施保护个人数据，包括加密连接（HTTPS/TLS）、密码哈希处理、在服务器端核验的基于角色的访问控制、严格隔离各客户的数据、为屏幕截图及其他敏感文件使用短时有效的签名链接、数据备份，以及按需知密原则限制员工访问。更多详情请参阅我们的安全页面。
9. 您的权利
根据适用于您的法律，您有权：
- 访问您的个人数据并获取副本；
- 更正不准确的数据；
- 删除数据或限制其使用；
- 反对基于正当利益的处理，并随时反对直接营销；
- 以可携带的格式获取您提供给我们的数据；
- 在我们依赖同意作为依据时撤回同意；
- 根据 KVKK 第 11 条，了解您的数据是否被处理、索取相关信息、了解处理目的、知悉数据被传输给哪些第三方、要求更正或删除，以及就非法处理要求赔偿；
- 根据印度 DPDP 法案，获取您数据的摘要、要求更正和删除、获得申诉救济，以及指定他人代为行使您的权利；
- 向监管机构投诉，例如英国信息专员办公室（Information Commissioner's Office）、您所在欧盟国家的数据保护机构，或土耳其个人数据保护局（KVKK）。
如需行使您的权利，请发送电子邮件至 privacy@mypulsedesk.com。如果您的请求涉及由您雇主控制的数据，我们会将请求转交给您的雇主，并协助其作出回应。在答复前，我们可能需要核实您的身份。我们将在法律规定的时限内答复——通常为一个月内，根据 KVKK 则为 30 天内。
10. 儿童
PulseDesk 是面向企业的服务，并非针对儿童，不得用于监控任何未满 18 周岁的人。
11. Cookie
我们的网站仅在您于 Cookie 横幅中同意后才使用可选的第一方分析，您可以随时通过每个页面底部的“Cookie 设置”更改您的选择。我们不将 Cookie 用于广告。包括我们存储的每一项内容的名称和期限在内的详细信息，请参阅我们的 Cookie 政策。
12. 变更
我们可能会更新本政策。我们将在此处发布注明日期的新版本；如有重大变更，将通过电子邮件或在服务中告知客户。
13. 联系方式
数据控制者：Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş.，Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye。电子邮件：privacy@mypulsedesk.com