La présente politique de confidentialité explique comment Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. (Londonist Software and Technologies Inc., « PulseDesk », « nous ») traite les données personnelles dans le cadre du site web PulseDesk (mypulsedesk.com), du service PulseDesk (app.mypulsedesk.com et les applications de bureau) et de nos échanges avec nos clients et prospects.
1. Notre rôle : responsable du traitement ou sous-traitant
- Salariés et autres utilisateurs de l’organisation d’un client. Lorsqu’une entreprise utilise PulseDesk pour enregistrer le temps de travail et l’activité de ses salariés, cette entreprise est le responsable du traitement des données personnelles et PulseDesk agit en tant que sous-traitant. Nous ne traitons ces données que sur instruction de l’entreprise, conformément à notre accord de traitement des données. Si vous utilisez PulseDesk dans le cadre de votre travail, la politique de confidentialité de votre employeur décrit l’utilisation qui est faite de vos données, et c’est auprès de votre employeur que vous devez exercer vos droits. Nous aiderons votre employeur à vous répondre.
- Toutes les autres personnes. PulseDesk est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique que nous traitons pour nos propres finalités : visiteurs du site web, personnes qui demandent une démo ou nous contactent, ainsi que contacts professionnels, administrateurs et contacts de facturation de nos clients.
2. Données collectées et finalités
| Finalité | Données personnelles | Base légale (RGPD / UK GDPR / KVKK) |
|---|---|---|
| Création et gestion des comptes clients | Nom, e-mail professionnel, mot de passe (stocké sous forme d’empreinte irréversible), nom de l’entreprise, rôle, langue et fuseau horaire | Exécution d’un contrat ; KVKK art. 5(2)(c) |
| Fourniture du service à un client | Les données décrites dans notre accord de traitement des données, traitées pour le compte du client en qualité de sous-traitant | La base légale du client |
| Facturation et comptabilité | Contact de facturation, informations sur l’entreprise, numéro fiscal, factures, statut des paiements (les données de carte sont traitées par notre prestataire de paiement) | Contrat ; obligation légale ; KVKK art. 5(2)(ç) |
| Demandes de démo et demandes de renseignements | Nom, e-mail professionnel, entreprise, taille de l’équipe, pays, téléphone (facultatif), votre message et votre langue | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime à vous répondre ; KVKK art. 5(2)(c), (f) |
| Assistance client | Vos messages et les informations de compte nécessaires pour vous aider | Contrat ; intérêt légitime |
| Sécurité et prévention des abus | Adresses IP, journaux techniques, événements de connexion, événements d’altération de l’application de bureau | Intérêt légitime à assurer la sécurité du service et des données ; obligation légale |
| E-mails de service | Adresse e-mail et contenu de la notification (invitations, réinitialisations de mot de passe, rapports que vous avez activés) | Contrat ; intérêt légitime |
| Amélioration du service | Statistiques d’utilisation agrégées et non identifiantes | Intérêt légitime |
| Mesure d’audience du site | Avec votre consentement : identifiants aléatoires de visiteur et de visite, pages visitées, site référent et campagne (utm_*), clics et profondeur de défilement, temps passé sur la page, type d’appareil, navigateur, système d’exploitation, langue et pays approximatif (déduit de votre adresse IP, qui n’est pas conservée). Sans consentement : un comptage anonyme des pages vues | Consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD / UK GDPR et règles ePrivacy / PECR sur le stockage dans l’appareil, en France art. 82 de la loi Informatique et Libertés ; art. 5(1) KVKK, consentement explicite) ; pour le comptage anonyme, intérêt légitime |
| Savoir d’où viennent les nouveaux clients | L’origine de votre visite sur le site (premier et dernier site référent ou campagne), enregistrée avec le compte de votre entreprise lors de l’inscription | Consentement donné sur notre site ; intérêt légitime pour les paramètres de campagne du lien d’inscription ; art. 5(2)(f) KVKK |
| Actions en justice | Données pertinentes pour un litige | Intérêt légitime ; obligation légale |
Nous n’utilisons pas les données personnelles des salariés de nos clients à des fins de marketing, de publicité ou de profilage pour notre propre compte, et nous ne vendons pas de données personnelles.
3. Données collectées par notre service pour le compte des clients
Par souci de transparence, l’application de bureau et le tableau de bord peuvent collecter, pour le compte de l’employeur et selon ses paramètres : les heures de travail, les noms des applications actives et les titres de fenêtres, les adresses des sites web, le temps d’inactivité et le temps privé, les saisies de temps hors ligne, les projets et tâches, les informations de planning et de congés, les messages et fichiers de la messagerie, la participation aux réunions et – uniquement lorsque ces fonctions sont activées – des captures d’écran périodiques, une localisation approximative et des enregistrements de réunions avec leurs transcriptions. L’employeur décide lesquelles de ces données sont utilisées et qui peut les consulter. Les salariés peuvent consulter leurs propres données dans le tableau de bord.
4. Fonctionnalités d’IA
Lorsqu’un utilisateur pose une question à Lucy (notre assistante intégrée à l’application), ou lorsqu’une réunion est enregistrée et résumée, le texte ou l’audio concerné est envoyé à notre fournisseur d’IA afin de produire la réponse, la transcription ou le compte rendu. Seules les données que l’utilisateur à l’origine de la demande est autorisé à voir sont utilisées. Notre fournisseur traite ces données conformément à ses conditions professionnelles, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et figure sur notre page Sous-traitants ultérieurs. Nous conservons un relevé d’utilisation (qui, quand, quel volume), mais pas le contenu des conversations avec Lucy ; l’historique des conversations est conservé dans le navigateur de l’utilisateur.
5. Durée de conservation des données
- Données des comptes clients : aussi longtemps que l’organisation existe, puis supprimées comme décrit dans nos Conditions (dans un délai de 30 jours des systèmes de production et de 90 jours des sauvegardes, après la période d’export).
- Données traitées pour le compte des clients : selon les paramètres et instructions du client – par exemple, la durée de conservation des captures d’écran choisie par le propriétaire de l’organisation.
- Demandes de démo et demandes de renseignements : jusqu’à 24 mois après notre dernier contact, sauf si elles aboutissent à un contrat.
- Documents de facturation et comptables : pendant les durées imposées par le droit fiscal et commercial (en général jusqu’à 10 ans).
- Journaux de sécurité : en général jusqu’à 12 mois.
- Mesure d’audience du site : données détaillées jusqu’à 13 mois, puis uniquement des totaux agrégés sans identifiant.
6. Destinataires des données
- Prestataires de services (sous-traitants ultérieurs) qui hébergent le service, traitent les paiements ou fournissent les fonctionnalités d’IA – voir la page Sous-traitants ultérieurs. Ils ne peuvent utiliser les données que pour nous fournir leur service.
- Votre organisation : si vous utilisez PulseDesk dans le cadre de votre travail, votre employeur et les personnes qu’il autorise peuvent consulter les données vous concernant, dans les limites des autorisations qu’il définit.
- Autorités et conseillers lorsque la loi l’exige, pour protéger nos droits, ou auprès de nos conseillers professionnels tenus à la confidentialité.
- Un successeur en cas de fusion, d’acquisition ou de cession de PulseDesk, sous réserve de la présente politique.
7. Transferts internationaux
PulseDesk est fourni par une société établie en Türkiye et le service est hébergé au Royaume-Uni. Certains prestataires, comme notre fournisseur d’IA, sont situés aux États-Unis. Lorsque des données personnelles sont transférées vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, nous mettons en place des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de l’UE, l’avenant britannique relatif aux transferts internationaux de données (UK International Data Transfer Addendum) et, pour les transferts depuis la Türkiye, les contrats types et procédures exigés par l’article 9 de la KVKK, accompagnés de mesures supplémentaires si nécessaire.
8. Sécurité
Nous protégeons les données personnelles au moyen de mesures techniques et organisationnelles, notamment des connexions chiffrées (HTTPS/TLS), des mots de passe hachés, un contrôle d’accès selon les rôles vérifié côté serveur, un cloisonnement strict des données de chaque client, des liens signés de courte durée pour les captures d’écran et autres fichiers sensibles, des sauvegardes et un accès du personnel limité au strict nécessaire. Vous trouverez plus de détails sur notre page Sécurité.
9. Vos droits
Selon la loi qui vous est applicable, vous avez le droit :
- d’accéder à vos données personnelles et d’en recevoir une copie ;
- de faire rectifier des données inexactes ;
- de faire effacer des données ou d’en faire limiter l’utilisation ;
- de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et à la prospection commerciale à tout moment ;
- de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format portable ;
- de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- en vertu de l’article 11 de la KVKK, de savoir si vos données sont traitées, de demander des informations, de connaître la finalité du traitement, de connaître les tiers auxquels elles sont transférées, de demander leur rectification ou leur suppression et de réclamer réparation en cas de traitement illicite ;
- en vertu du DPDP Act indien, d’accéder à un résumé de vos données, d’en obtenir la rectification et l’effacement, de bénéficier d’un mécanisme de traitement des réclamations et de désigner une autre personne pour exercer vos droits ;
- d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle – par exemple l’Information Commissioner’s Office (Royaume-Uni), votre autorité de protection des données dans l’UE ou l’Autorité de protection des données personnelles (KVKK) en Türkiye.
Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@mypulsedesk.com. Si votre demande porte sur des données dont votre employeur est responsable, nous la transmettrons à votre employeur et l’aiderons à y répondre. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondons dans les délais prévus par la loi – en général dans un délai d’un mois, ou de 30 jours en vertu de la KVKK.
10. Enfants
PulseDesk est un service destiné aux entreprises. Il ne s’adresse pas aux enfants et ne doit pas être utilisé pour surveiller une personne de moins de 18 ans.
11. Cookies
Notre site utilise une mesure d’audience facultative et interne uniquement si vous l’acceptez dans le bandeau cookies ; vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Nous n’utilisons pas de cookies à des fins publicitaires. Les détails, dont le nom et la durée de tout ce que nous stockons, figurent dans notre Politique de cookies.
12. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Nous publierons la nouvelle version ici avec sa date et, en cas de modification importante, en informerons les clients par e-mail ou dans le service.
13. Contact
Responsable du traitement : Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş., Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye. E-mail : privacy@mypulsedesk.com