Bu Gizlilik Politikası, Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş.'nin ("PulseDesk", "biz") PulseDesk web sitesi (mypulsedesk.com), PulseDesk hizmeti (app.mypulsedesk.com ve masaüstü uygulamaları) ve müşterilerimiz ile potansiyel müşterilerimizle yaptığımız iletişim kapsamında kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar.
1. Rolümüz: veri sorumlusu veya veri işleyen
- Bir müşterinin organizasyonundaki çalışanlar ve diğer kullanıcılar. Bir şirket, çalışanlarının çalışma süresini ve etkinliklerini kaydetmek için PulseDesk'i kullandığında, kişisel verilerin veri sorumlusu o şirkettir; PulseDesk ise şirketin veri işleyeni olarak hareket eder. Bu verileri yalnızca şirketin talimatları doğrultusunda ve Veri İşleme Sözleşmemiz kapsamında işleriz. PulseDesk'i iş yerinizde kullanıyorsanız, verilerinizin nasıl kullanıldığı işvereninizin aydınlatma metninde açıklanır; haklarınızı kullanmak için işvereninizle iletişime geçmelisiniz. İşvereninizin yanıt vermesine yardımcı oluruz.
- Diğer herkes. PulseDesk, bu politikada açıklanan ve kendi amaçlarımız için işlediğimiz kişisel verilerin veri sorumlusudur: web sitesi ziyaretçileri, demo talep eden veya bizimle iletişime geçen kişiler ve müşterilerimizin iş irtibat kişileri, yöneticileri ve fatura irtibat kişileri.
2. Neleri ve neden topluyoruz
| Amaç | Kişisel veriler | Hukuki sebep (GDPR / UK GDPR / KVKK) |
|---|---|---|
| Müşteri hesaplarının oluşturulması ve yönetilmesi | Ad, iş e-postası, parola (tek yönlü özet (hash) olarak saklanır), şirket adı, rol, dil ve saat dilimi | Sözleşmenin ifası; KVKK md. 5(2)(c) |
| Bir müşteriye hizmet sunulması | Veri İşleme Sözleşmemizde açıklanan, veri işleyen sıfatıyla müşteri adına işlenen veriler | Müşterinin hukuki sebebi |
| Faturalandırma ve muhasebe | Fatura irtibat kişisi, şirket bilgileri, vergi numarası, faturalar, ödeme durumu (kart bilgileri ödeme sağlayıcımız tarafından işlenir) | Sözleşme; hukuki yükümlülük; KVKK md. 5(2)(ç) |
| Demo talepleri ve sorular | Ad, iş e-postası, şirket, ekip büyüklüğü, ülke, telefon (isteğe bağlı), mesajınız ve diliniz | Sözleşme öncesinde talebiniz üzerine atılan adımlar; size yanıt vermeye ilişkin meşru menfaat; KVKK md. 5(2)(c), (f) |
| Müşteri desteği | Mesajlarınız ve size yardımcı olmak için gereken hesap bilgileri | Sözleşme; meşru menfaat |
| Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi | IP adresleri, teknik kayıtlar, oturum açma olayları, masaüstü uygulamasına müdahale olayları | Hizmetin ve verilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin meşru menfaat; hukuki yükümlülük |
| Hizmet e-postaları | E-posta adresi ve bildirimin içeriği (davetler, parola sıfırlama, açtığınız raporlar) | Sözleşme; meşru menfaat |
| Hizmetin geliştirilmesi | Toplulaştırılmış, kimlik belirlemeyen kullanım istatistikleri | Meşru menfaat |
| Web sitesi analizi | Rızanızla: rastgele ziyaretçi ve ziyaret kimlikleri, ziyaret edilen sayfalar, yönlendiren web sitesi ve kampanya (utm_*), tıklamalar ve kaydırma derinliği, sayfada geçen süre, cihaz türü, tarayıcı, işletim sistemi, dil ve yaklaşık ülke (IP adresinizden belirlenir; IP adresi saklanmaz). Rıza olmadan: anonim sayfa görüntüleme sayısı | Rıza (GDPR / UK GDPR md. 6(1)(a) ve cihazda depolamaya ilişkin ePrivacy / PECR kuralları; KVKK md. 5(1) açık rıza); anonim sayım için meşru menfaat |
| Yeni müşterilerin nereden geldiğini bilmek | Web sitesi ziyaretinizin kaynağı (ilk ve en son yönlendiren site veya kampanya); kaydolduğunuzda şirket hesabınızla birlikte saklanır | Web sitemizde verdiğiniz rıza; kayıt bağlantısındaki kampanya parametreleri için meşru menfaat; KVKK md. 5(2)(f) |
| Hukuki talepler | Bir uyuşmazlıkla ilgili veriler | Meşru menfaat; hukuki yükümlülük |
Müşterilerimizin çalışanlarına ait kişisel verileri kendi pazarlama, reklam veya profil oluşturma faaliyetlerimiz için kullanmayız ve kişisel verileri satmayız.
3. Hizmetimizin müşteriler için topladığı veriler
Şeffaflık adına belirtmek gerekirse, masaüstü uygulaması ve panel, işveren adına ve işverenin ayarlarına göre şu verileri toplayabilir: çalışma süreleri, etkin uygulama adları ve pencere başlıkları, web sitesi adresleri, boşta geçen süre ve özel zaman, çevrimdışı süre kayıtları, projeler ve görevler, vardiya planı ve izin bilgileri, sohbet mesajları ve dosyalar, toplantılara katılım ve - yalnızca etkinleştirilmişse - periyodik ekran görüntüleri, yaklaşık konum ve dökümleriyle birlikte toplantı kayıtları. Bunlardan hangilerinin kullanılacağına ve kimlerin görebileceğine işveren karar verir. Çalışanlar kendi verilerini panelde görebilir.
4. Yapay zekâ özellikleri
Bir kullanıcı Lucy'ye (uygulama içi asistanımız) bir soru sorduğunda veya bir toplantı kaydedilip özetlendiğinde, ilgili metin ya da ses, yanıtı, dökümü veya özeti oluşturmak için yapay zekâ sağlayıcımıza gönderilir. Yalnızca talepte bulunan kullanıcının görmeye yetkili olduğu veriler kullanılır. Sağlayıcımız bu verileri kendi kurumsal koşulları kapsamında işler, modellerini eğitmek için kullanmaz ve Alt İşleyenler sayfamızda listelenmiştir. Bir kullanım kaydı (kim, ne zaman, ne kadar) saklarız ancak Lucy sohbetlerinin içeriğini saklamayız; sohbet geçmişi kullanıcının kendi tarayıcısında tutulur.
5. Verileri ne kadar süre saklıyoruz
- Müşteri hesap verileri: organizasyon var olduğu sürece; ardından Koşullarımızda açıklandığı şekilde silinir (dışa aktarma süresinin ardından 30 gün içinde canlı sistemlerden ve 90 gün içinde yedeklerden).
- Müşteriler için işlenen veriler: müşterinin ayarları ve talimatları doğrultusunda - örneğin organizasyon sahibinin seçtiği ekran görüntüsü saklama süresi.
- Demo talepleri ve sorular: bir sözleşmeyle sonuçlanmadıkça son iletişimimizden itibaren en fazla 24 ay.
- Faturalandırma ve muhasebe kayıtları: vergi ve ticaret mevzuatının gerektirdiği süreler boyunca (genellikle 10 yıla kadar).
- Güvenlik kayıtları: genellikle 12 aya kadar.
- Web sitesi analizi: ayrıntılı veriler en fazla 13 ay, ardından yalnızca tanımlayıcı içermeyen toplu veriler.
6. Verileri kimlerle paylaşıyoruz
- Hizmeti barındıran, ödemeleri işleyen veya yapay zekâ özellikleri sağlayan hizmet sağlayıcılar (alt işleyenler) - Alt İşleyenler sayfasına bakın. Bu sağlayıcılar verileri yalnızca bize hizmet sunmak için kullanabilir.
- Organizasyonunuz: PulseDesk'i iş yerinizde kullanıyorsanız, işvereniniz ve işvereninizin yetkilendirdiği kişiler, işvereninizin belirlediği yetkiler dahilinde sizinle ilgili verileri görebilir.
- Kanunen gerekli olduğunda veya haklarımızı korumak için resmi makamlar ve danışmanlar; ya da gizlilik yükümlülüğü altındaki profesyonel danışmanlarımız.
- PulseDesk'in birleşmesi, devralınması veya satılması halinde, bu politikaya tabi olmak üzere halef işletme.
7. Yurt dışına aktarımlar
PulseDesk, Türkiye'de kurulu bir şirket tarafından sunulmakta olup hizmet Birleşik Krallık'ta barındırılmaktadır. Yapay zekâ sağlayıcımız gibi bazı sağlayıcılar Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunmaktadır. Kişisel veriler yeterlilik kararı bulunmayan bir ülkeye aktarıldığında; AB Standart Sözleşme Hükümleri, Birleşik Krallık Uluslararası Veri Aktarımı Eki (UK International Data Transfer Addendum) ve Türkiye'den yapılan aktarımlar için KVKK'nın 9. maddesinin gerektirdiği standart sözleşmeler ve usuller gibi uygun güvenceleri, gerektiğinde ek önlemlerle birlikte uygularız.
8. Güvenlik
Kişisel verileri; şifreli bağlantılar (HTTPS/TLS), özetlenmiş (hash) parolalar, sunucu tarafında denetlenen rol tabanlı erişim, her müşterinin verilerinin kesin olarak ayrılması, ekran görüntüleri ve diğer hassas dosyalar için kısa ömürlü imzalı bağlantılar, yedekler ve bilmesi gereken ilkesine dayalı sınırlı personel erişimi dahil olmak üzere teknik ve idari tedbirlerle koruruz. Daha fazla ayrıntıyı Güvenlik sayfamızda bulabilirsiniz.
9. Haklarınız
Size uygulanan mevzuata bağlı olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- kişisel verilerinize erişme ve bir kopyasını alma;
- hatalı verilerin düzeltilmesini isteme;
- verilerin silinmesini veya kullanımının kısıtlanmasını isteme;
- meşru menfaate dayanan işlemeye ve her zaman doğrudan pazarlamaya itiraz etme;
- bize sağladığınız verileri taşınabilir bir formatta alma;
- rızaya dayandığımız durumlarda rızanızı geri çekme;
- KVKK'nın 11. maddesi kapsamında, verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme;
- Hindistan DPDP Act kapsamında, verilerinizin özetine erişme, düzeltme ve silme, şikâyetlerin giderilmesi ve haklarınızı kullanması için başka bir kişiyi atama;
- bir denetim makamına şikâyette bulunma - örneğin Information Commissioner's Office (Birleşik Krallık), AB'deki veri koruma otoriteniz veya Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK).
Haklarınızı kullanmak için privacy@mypulsedesk.com adresine e-posta gönderin. Talebiniz işvereninizin veri sorumlusu olduğu verilerle ilgiliyse, talebinizi işvereninize iletir ve yanıt vermesine yardımcı oluruz. Yanıt vermeden önce kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir. Kanunda öngörülen süre içinde yanıt veririz - genellikle bir ay içinde, KVKK kapsamında ise 30 gün içinde.
10. Çocuklar
PulseDesk işletmelere yönelik bir hizmettir. Çocuklara yönelik değildir ve 18 yaşından küçük hiç kimseyi izlemek için kullanılmamalıdır.
11. Çerezler
Web sitemiz isteğe bağlı, birinci taraf analizi yalnızca çerez bildiriminde kabul etmeniz halinde kullanır; tercihinizi her sayfanın altındaki "Çerez ayarları" bağlantısıyla dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Reklam amacıyla çerez kullanmayız. Sakladığımız her şeyin adı ve süresi dahil ayrıntılar Çerez Politikamızda yer alır.
12. Değişiklikler
Bu politikayı güncelleyebiliriz. Yeni sürümü tarihiyle birlikte burada yayımlar ve önemli değişiklikleri müşterilerimize e-postayla veya hizmet üzerinden bildiririz.
13. İletişim
Veri sorumlusu: Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş., Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye. E-posta: privacy@mypulsedesk.com