Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. (Londonist Software and Technologies Inc., „PulseDesk“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der PulseDesk-Website (mypulsedesk.com), dem PulseDesk-Dienst (app.mypulsedesk.com und die Desktop-Anwendungen) sowie unserer Kommunikation mit Kunden und Interessenten verarbeitet.
1. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter
- Beschäftigte und andere Nutzer der Organisation eines Kunden. Wenn ein Unternehmen PulseDesk nutzt, um die Arbeitszeit und Aktivität seiner Beschäftigten zu erfassen, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, und PulseDesk handelt als sein Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Weisung des Unternehmens auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Wenn Sie PulseDesk bei der Arbeit nutzen, beschreiben die Datenschutzhinweise Ihres Arbeitgebers, wie Ihre Daten verwendet werden, und Sie sollten sich zur Ausübung Ihrer Rechte an Ihren Arbeitgeber wenden. Wir unterstützen Ihren Arbeitgeber bei der Beantwortung.
- Alle anderen. PulseDesk ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten: Besucher der Website, Personen, die eine Demo anfragen oder uns kontaktieren, sowie die geschäftlichen Ansprechpartner, Administratoren und Rechnungskontakte unserer Kunden.
2. Was wir erheben und warum
| Zweck | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage (DSGVO / UK GDPR / KVKK) |
|---|---|---|
| Anlegen und Verwalten von Kundenkonten | Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (als Einweg-Hash gespeichert), Firmenname, Rolle, Sprache und Zeitzone | Vertragserfüllung; KVKK Art. 5(2)(c) |
| Bereitstellung des Dienstes für einen Kunden | Die in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen Daten, die wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden verarbeiten | Die Rechtsgrundlage des Kunden |
| Abrechnung und Buchhaltung | Rechnungskontakt, Unternehmensangaben, Steuernummer, Rechnungen, Zahlungsstatus (Kartendaten werden von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet) | Vertrag; rechtliche Verpflichtung; KVKK Art. 5(2)(ç) |
| Demo-Anfragen und Anfragen | Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Teamgröße, Land, Telefon (optional), Ihre Nachricht und Sprache | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage; berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage; KVKK Art. 5(2)(c), (f) |
| Kundensupport | Ihre Nachrichten und die Kontodaten, die wir benötigen, um Ihnen zu helfen | Vertrag; berechtigtes Interesse |
| Sicherheit und Missbrauchsverhinderung | IP-Adressen, technische Protokolle, Anmeldeereignisse, Manipulationsereignisse der Desktop-App | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und der Daten; rechtliche Verpflichtung |
| Service-E-Mails | E-Mail-Adresse und Inhalt der Benachrichtigung (Einladungen, Passwortzurücksetzungen, von Ihnen aktivierte Berichte) | Vertrag; berechtigtes Interesse |
| Verbesserung des Dienstes | Aggregierte, nicht identifizierende Nutzungsstatistiken | Berechtigtes Interesse |
| Website-Analyse | Mit Ihrer Einwilligung: zufällige Besucher- und Besuchs-IDs, besuchte Seiten, verweisende Website und Kampagne (utm_*), Klicks und Scrolltiefe, Verweildauer, Geräteart, Browser, Betriebssystem, Sprache und ungefähres Land (aus Ihrer IP-Adresse ermittelt, die nicht gespeichert wird). Ohne Einwilligung: eine anonyme Zählung der Seitenaufrufe | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / UK GDPR sowie die ePrivacy-/PECR-Regeln zur Speicherung auf Endgeräten, in Deutschland § 25 TDDDG; Art. 5 Abs. 1 KVKK ausdrückliche Einwilligung); für die anonyme Zählung berechtigtes Interesse |
| Wissen, woher neue Kunden kommen | Die Herkunft Ihres Website-Besuchs (erste und letzte verweisende Website oder Kampagne), die bei der Registrierung mit Ihrem Unternehmenskonto gespeichert wird | Auf unserer Website erteilte Einwilligung; berechtigtes Interesse für Kampagnenparameter im Registrierungslink; Art. 5 Abs. 2 lit. f KVKK |
| Rechtsansprüche | Für eine Streitigkeit relevante Daten | Berechtigtes Interesse; rechtliche Verpflichtung |
Wir verwenden die personenbezogenen Daten der Beschäftigten unserer Kunden nicht für eigenes Marketing, eigene Werbung oder eigenes Profiling, und wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
3. Daten, die unser Dienst für Kunden erhebt
Aus Gründen der Transparenz: Die Desktop-Anwendung und das Dashboard können im Auftrag des Arbeitgebers und entsprechend seinen Einstellungen Folgendes erheben: Arbeitszeiten, Namen aktiver Anwendungen und Fenstertitel, Website-Adressen, Leerlauf- und private Zeit, Einträge zu Offline-Zeit, Projekte und Aufgaben, Dienstplan- und Urlaubsinformationen, Chatnachrichten und Dateien, Teilnahme an Meetings sowie - nur sofern aktiviert - regelmäßige Screenshots, den ungefähren Standort und Meeting-Aufzeichnungen mit Transkripten. Der Arbeitgeber entscheidet, welche dieser Funktionen genutzt werden und wer die Daten einsehen kann. Beschäftigte können ihre eigenen Daten im Dashboard einsehen.
4. KI-Funktionen
Wenn ein Nutzer Lucy (unserer In-App-Assistentin) eine Frage stellt oder wenn ein Meeting aufgezeichnet und zusammengefasst wird, wird der jeweilige Text bzw. das jeweilige Audio an unseren KI-Anbieter gesendet, um die Antwort, das Transkript oder die Zusammenfassung zu erstellen. Es werden nur Daten verwendet, die der anfragende Nutzer einsehen darf. Unser Anbieter verarbeitet diese Daten gemäß seinen Geschäftsbedingungen, verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle und ist auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Wir speichern einen Nutzungsdatensatz (wer, wann, wie viel), nicht jedoch den Inhalt von Gesprächen mit Lucy; der Gesprächsverlauf wird im Browser des jeweiligen Nutzers gespeichert.
5. Wie lange wir Daten aufbewahren
- Kundenkontodaten: solange die Organisation besteht; danach werden sie wie in unseren Nutzungsbedingungen beschrieben gelöscht (nach Ablauf des Exportzeitraums innerhalb von 30 Tagen aus den Live-Systemen und innerhalb von 90 Tagen aus den Backups).
- Für Kunden verarbeitete Daten: entsprechend den Einstellungen und Weisungen des Kunden - zum Beispiel der vom Inhaber der Organisation gewählten Aufbewahrungsfrist für Screenshots.
- Demo-Anfragen und Anfragen: bis zu 24 Monate nach unserem letzten Kontakt, sofern daraus kein Vertrag entsteht.
- Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: für die nach Steuer- und Handelsrecht vorgeschriebenen Zeiträume (in der Regel bis zu 10 Jahre).
- Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 12 Monate.
- Website-Analyse: detaillierte Daten bis zu 13 Monate, danach nur zusammengefasste Summen ohne Kennungen.
6. An wen wir Daten weitergeben
- Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), die den Dienst hosten, Zahlungen abwickeln oder KI-Funktionen bereitstellen - siehe die Seite Unterauftragsverarbeiter. Sie dürfen die Daten nur verwenden, um ihre Leistung uns gegenüber zu erbringen.
- Ihre Organisation: Wenn Sie PulseDesk bei der Arbeit nutzen, können Ihr Arbeitgeber und die von ihm berechtigten Personen Daten über Sie im Rahmen der von ihm festgelegten Berechtigungen einsehen.
- Behörden und Berater, soweit gesetzlich vorgeschrieben, zum Schutz unserer Rechte oder gegenüber unseren beruflichen Beratern unter Wahrung der Vertraulichkeit.
- Ein Nachfolgeunternehmen, falls PulseDesk fusioniert, übernommen oder verkauft wird, vorbehaltlich dieser Erklärung.
7. Internationale Datenübermittlungen
PulseDesk wird von einem in der Türkei niedergelassenen Unternehmen bereitgestellt, und der Dienst wird im Vereinigten Königreich gehostet. Einige Anbieter, etwa unser KI-Anbieter, haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Werden personenbezogene Daten in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss übermittelt, nutzen wir geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln, das UK International Data Transfer Addendum und, für Übermittlungen aus der Türkei, die nach Art. 9 KVKK vorgeschriebenen Standardverträge und Verfahren, erforderlichenfalls zusammen mit ergänzenden Maßnahmen.
8. Sicherheit
Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS), gehashte Passwörter, serverseitig geprüfter rollenbasierter Zugriff, strikte Trennung der Daten jedes Kunden, kurzlebige signierte Links für Screenshots und andere sensible Dateien, Backups sowie ein auf das Erforderliche beschränkter Zugriff unserer Mitarbeitenden. Weitere Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite Sicherheit.
9. Ihre Rechte
Je nach dem für Sie geltenden Recht haben Sie das Recht,
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und eine Kopie zu bekommen;
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
- Daten löschen oder deren Verarbeitung einschränken zu lassen;
- einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung sowie jederzeit der Direktwerbung zu widersprechen;
- Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten;
- eine Einwilligung zu widerrufen, sofern wir uns auf eine Einwilligung stützen;
- nach Art. 11 KVKK zu erfahren, ob Ihre Daten verarbeitet werden, Informationen anzufordern, den Zweck zu erfahren, die Dritten zu kennen, an die sie übermittelt werden, Berichtigung oder Löschung zu verlangen und Schadensersatz für eine rechtswidrige Verarbeitung zu fordern;
- nach Indiens DPDP Act eine Zusammenfassung Ihrer Daten einzusehen, Berichtigung und Löschung zu verlangen, Beschwerden abhelfen zu lassen und eine andere Person zur Ausübung Ihrer Rechte zu benennen;
- sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren - zum Beispiel beim Information Commissioner's Office (Vereinigtes Königreich), bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU oder bei der Behörde zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) in der Türkei.
Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an privacy@mypulsedesk.com. Betrifft Ihre Anfrage Daten, für die Ihr Arbeitgeber verantwortlich ist, leiten wir sie an Ihren Arbeitgeber weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Gegebenenfalls müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir antworten. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist - in der Regel innerhalb eines Monats bzw. innerhalb von 30 Tagen nach KVKK.
10. Kinder
PulseDesk ist ein Dienst für Unternehmen. Er richtet sich nicht an Kinder und darf nicht zur Überwachung von Personen unter 18 Jahren verwendet werden.
11. Cookies
Unsere Website nutzt eine optionale Analyse in Eigenregie nur, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen; Ihre Wahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite ändern. Wir verwenden keine Cookies für Werbung. Die Einzelheiten, einschließlich Name und Dauer von allem, was wir speichern, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
12. Änderungen
Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wir veröffentlichen die neue Fassung hier mit ihrem Datum und informieren Kunden bei wesentlichen Änderungen per E-Mail oder im Dienst.
13. Kontakt
Verantwortlicher: Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş., Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye. E-Mail: privacy@mypulsedesk.com