本数据处理协议（“DPA”）构成使用 PulseDesk 的客户（“客户”，即数据控制者）与 Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş.（“PulseDesk”，即数据处理者）之间服务条款的组成部分。凡 PulseDesk 通过 PulseDesk 服务代表客户处理个人数据，均适用本 DPA。本 DPA 自客户接受服务条款时生效，无需另行签署；如有需要，可索取经会签的副本。
1. 定义
- 数据保护法是指适用于该处理活动的所有个人数据相关法律，包括欧盟第 2016/679 号《通用数据保护条例》（“GDPR”）、英国 GDPR 及《2018 年数据保护法》、土耳其第 6698 号《个人数据保护法》（“KVKK”）、印度《2023 年数字个人数据保护法》以及其他国家的法律。
- 客户个人数据是指 PulseDesk 在提供服务过程中代表客户处理的个人数据。
- 次级处理者是指 PulseDesk 聘用以处理客户个人数据的第三方。
- 个人数据泄露是指因安全违规导致客户个人数据遭到意外或非法的销毁、丢失、篡改、未经授权的披露或访问。
- “数据控制者”“数据处理者”“数据主体”和“处理”等术语具有 GDPR 中赋予的含义（以及其他数据保护法中的同等术语，例如 KVKK 中的“数据控制者”和“数据处理者”）。
2. 角色与范围
- 客户是客户个人数据的数据控制者，PulseDesk 是其数据处理者。如客户本身是另一数据控制者的数据处理者，则 PulseDesk 为客户的次级处理者，客户仍须对该数据控制者负责。
- 处理的主题事项、性质、目的和期限，个人数据的类型以及数据主体的类别，载于附件 1。
3. 客户指示
- PulseDesk 仅根据客户有书面记录的指示处理客户个人数据。服务条款、本 DPA 以及客户对服务的配置和使用（例如其启用的功能、保留期限设置和授予的权限）构成客户的完整指示。
- 如 PulseDesk 认为某项指示违反数据保护法，将告知客户，并可暂停执行该指示，直至其得到确认或变更。
- 如法律要求 PulseDesk 以其他方式处理客户个人数据，除非法律禁止，PulseDesk 将事先告知客户。
4. 客户义务
客户应对其指示的处理活动的合法性负责。客户特别保证：
- 其具备监控和处理员工及其他用户数据的有效合法依据，并已开展任何所需的数据保护影响评估；
- 其已在自己的隐私声明中，就通过 PulseDesk 收集的数据、处理目的、保留期限以及可访问人员，清晰并提前告知数据主体，并已取得所需的任何同意或员工代表批准；
- 其仅在其拥有或有权管理的设备上使用服务，且不将其用于秘密监控，符合可接受使用政策的要求；
- 其以合乎比例的方式配置服务（例如屏幕截图、位置和会议录制），并保持适当的权限设置；
- 在其当地法律要求时，向监管机构进行登记或通知（例如根据 KVKK 进行 VERBİS 登记）。
5. PulseDesk 的义务
PulseDesk 将：
- 仅为附件 1 所列目的处理客户个人数据，绝不将其用于自身的营销、广告或用户画像，也不出售该等数据；
- 确保有权访问客户个人数据的人员受保密义务约束，且仅在提供或支持服务所需时访问该等数据；
- 实施并维持附件 2 所述的技术和组织措施，该等措施可予更新，但不得降低整体保护水平；
- 在考虑处理性质的前提下，在数据主体请求、安全、泄露通知、数据保护影响评估以及与监管机构的事先协商方面协助客户。
6. 数据主体请求
客户可通过服务查看、导出和删除其用户的数据。如 PulseDesk 直接收到数据主体就客户个人数据提出的请求，将无不当延误地转交客户；除确认该请求已被转交外，PulseDesk 不会自行答复，除非客户另行授权。
7. 次级处理者
- 客户一般性授权 PulseDesk 聘用次级处理者。当前名单发布于我们的次级处理者页面。
- PulseDesk 将对每一位次级处理者施加不低于本 DPA 保护水平的数据保护义务，并对其履约情况承担责任。
- PulseDesk 将通过更新名单并通知组织所有者的方式，就新的次级处理者至少提前 30 天发出通知。客户可在通知发出后 15 天内，基于合理的数据保护理由提出异议。双方将本着诚信原则讨论该异议；如无法解决，客户可终止受影响部分的服务而无需承担违约责任，并获退还剩余期间的预付费用。
8. 国际传输
客户个人数据托管于英国。PulseDesk 及其次级处理者可在次级处理者页面所列的其他国家处理该等数据。对于根据数据保护法需要采取保障措施的任何传输，PulseDesk 将建立适当的传输机制，例如欧盟标准合同条款（视情况适用模块二或模块三）、英国国际数据传输附录，以及对于受 KVKK 约束的传输，采用 KVKK 第 9 条要求的标准合同和通知，并在必要时辅以补充措施。
9. 个人数据泄露
PulseDesk 在知悉影响客户个人数据的个人数据泄露后，将无不当延误地，且无论如何在 48 小时内通知客户。通知将在已知范围内说明泄露的性质、所涉数据主体和记录的类别及大致数量、可能产生的后果，以及已采取或拟采取的措施。相关信息可分阶段提供。PulseDesk 将采取合理措施控制和补救泄露。客户负责在需要时通知监管机构和数据主体（例如根据 GDPR 和 KVKK 须在 72 小时内通知）。发出通知并不构成对过错的承认。
10. 审计
PulseDesk 将向客户提供为证明其遵守本 DPA 所合理必需的信息，包括对安全问卷的答复。如上述信息不足，或监管机构有此要求，客户可在任何 12 个月期间内对 PulseDesk 的合规情况进行一次审计，须至少提前 30 天书面通知，在正常工作时间内进行，费用由客户承担，并须遵守适当的保密要求；审计可由客户自行进行，或委托非 PulseDesk 竞争对手的独立审计师进行。审计不得危及其他客户数据的安全。
11. 返还与删除
在订阅期间，客户可使用服务导出和删除客户个人数据。协议终止后，客户有 30 天时间导出其数据。此后，PulseDesk 将在随后的 30 天内从生产系统中删除客户个人数据，并在 90 天内从备份中删除，除非法律要求保留；在此情况下，PulseDesk 将对该等数据保密，且仅为该目的进行处理。
12. 责任与期限
服务条款中的责任限制适用于本 DPA，但数据保护法不允许的情形除外。只要 PulseDesk 处理客户个人数据，本 DPA 即持续有效。如本 DPA 与服务条款相冲突，就数据保护事项而言，以本 DPA 为准。本 DPA 与服务条款受相同的法律管辖并适用相同的司法管辖，但数据保护法或传输条款另有要求的除外。
附件 1——处理详情
目的：向客户提供 PulseDesk 服务，包括：自动工时和活动记录、生产力和出勤分析、屏幕截图（如启用）、离线时间、项目、工作时间表和排班、休假和缺勤管理、公共假期、聊天、通话和会议（包括录制、文字记录和 AI 摘要，如使用）、文档和云盘、公告、报告、通知、AI 助手 Lucy、支持和安全。
处理性质：通过桌面应用程序和仪表板进行收集、存储、整理、分析、向获授权用户展示、传输、导出和删除。
期限：在订阅期内，直至根据第 11 条删除为止。
数据主体：使用 PulseDesk 的客户员工、承包商、经理和管理员；用户邀请的会议访客；客户上传的内容中提及的人员。
个人数据类别：
- 身份和联系数据：姓名、工作邮箱、电话、职位、部门、经理、头像、语言和时区；
- 账户数据：密码哈希、角色和权限、登录和设备信息、桌面应用程序版本；
- 工作活动数据：工作时间、到岗和离岗、活动应用程序和窗口标题、网站地址、空闲、离开和私人时间、离线时间记录、生产力分类；
- 屏幕截图（如客户启用）；
- 大致位置（基于 IP 或设备位置，如客户启用）；
- 排班数据：工作时间表、排班、休假申请和余额、公共假期以及缺勤原因；
- 客户选择记录的人事数据，例如入职日期、出生日期、工作所在国家、时薪和文件；
- 通信数据：聊天消息和文件、通话和会议记录、录制内容、文字记录和摘要、公告；
- 助手数据：向 Lucy 提出的问题及其生成的回答；
- 技术数据：IP 地址、日志以及桌面应用程序的防篡改事件。
特殊类别：PulseDesk 并非为处理特殊类别个人数据而设计。但是，客户录入的缺勤原因、人事文件或消息中可能包含此类数据（例如与病假相关的健康信息）。由客户决定是否记录此类数据，并负责确保具备法律依据。
附件 2——技术和组织措施
- 传输加密：与仪表板、API 和桌面应用程序的所有连接均使用 HTTPS/TLS。
- 访问控制：每个请求均在服务器端执行基于角色的权限控制；严格隔离各客户的数据；敏感视图（屏幕截图、人事档案、位置）仅限获授权角色访问。
- 身份验证：密码采用高强度单向哈希算法存储；使用经签名且有时效的会话令牌；桌面应用程序使用一次性交接码。
- 受保护的文件：屏幕截图及其他敏感文件不可公开访问，并通过短时有效的签名链接提供；屏幕截图根据客户的保留期限设置予以删除。
- 基础设施：托管于英国伦敦的专业数据中心；数据库访问仅限经身份验证的服务账户；管理访问仅限获授权人员。
- 备份：定期进行数据库备份并单独存储，以便恢复。
- 人员：保密义务；按需知密原则授予访问权限；管理访问遵循最小权限原则。
- 桌面应用程序完整性：自动更新；检测并记录关闭或卸载应用程序的尝试，并报告给客户的管理员。
- AI 功能：仅将发出请求的用户有权访问的数据发送给 AI 服务商；服务商不将其用于训练；记录使用情况，但不在我们的服务器上存储对话内容。
- 事件管理：用于检测、调查、控制和通知个人数据泄露的程序。
附件 3——次级处理者
获授权的次级处理者列于我们的次级处理者页面。