Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς η Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. (Londonist Software and Technologies Inc., το «PulseDesk», «εμείς», «εμάς») χειρίζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με τον ιστότοπο του PulseDesk (mypulsedesk.com), την υπηρεσία PulseDesk (app.mypulsedesk.com και τις εφαρμογές υπολογιστή) και την επικοινωνία μας με πελάτες και υποψήφιους πελάτες.
1. Ο ρόλος μας: υπεύθυνος επεξεργασίας ή εκτελών την επεξεργασία
- Εργαζόμενοι και άλλοι χρήστες του οργανισμού ενός πελάτη. Όταν μια εταιρεία χρησιμοποιεί το PulseDesk για να καταγράφει τον χρόνο εργασίας και τη δραστηριότητα των εργαζομένων της, η εταιρεία αυτή είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και το PulseDesk ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό της. Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες της εταιρείας, βάσει της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων μας. Εάν χρησιμοποιείτε το PulseDesk στην εργασία σας, η ενημέρωση απορρήτου του εργοδότη σας περιγράφει πώς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα σας και θα πρέπει να απευθυνθείτε στον εργοδότη σας για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας. Θα βοηθήσουμε τον εργοδότη σας να ανταποκριθεί.
- Όλοι οι υπόλοιποι. Το PulseDesk είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιγράφονται στην παρούσα πολιτική και τα οποία επεξεργαζόμαστε για δικούς μας σκοπούς: επισκέπτες του ιστότοπου, πρόσωπα που ζητούν επίδειξη ή επικοινωνούν μαζί μας, καθώς και επαγγελματικές επαφές, διαχειριστές και υπεύθυνοι χρέωσης των πελατών μας.
2. Τι συλλέγουμε και γιατί
| Σκοπός | Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα | Νομική βάση (GDPR / UK GDPR / KVKK) |
|---|---|---|
| Δημιουργία και διαχείριση λογαριασμών πελατών | Όνομα, εταιρικό email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκευμένος ως μονόδρομος κατακερματισμός), επωνυμία εταιρείας, ρόλος, γλώσσα και ζώνη ώρας | Εκτέλεση σύμβασης· KVKK άρθρο 5(2)(c) |
| Παροχή της υπηρεσίας σε πελάτη | Τα δεδομένα που περιγράφονται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων μας, τα οποία επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό του πελάτη ως εκτελών την επεξεργασία | Η νομική βάση του πελάτη |
| Χρέωση και λογιστική | Υπεύθυνος χρέωσης, στοιχεία εταιρείας, ΑΦΜ, τιμολόγια, κατάσταση πληρωμής (τα στοιχεία καρτών τα χειρίζεται ο πάροχος πληρωμών μας) | Σύμβαση· έννομη υποχρέωση· KVKK άρθρο 5(2)(ç) |
| Αιτήματα επίδειξης και ερωτήματα | Όνομα, εταιρικό email, εταιρεία, μέγεθος ομάδας, χώρα, τηλέφωνο (προαιρετικό), το μήνυμά σας και η γλώσσα σας | Ενέργειες κατόπιν αιτήματός σας πριν από τη σύναψη σύμβασης· έννομο συμφέρον να σας απαντήσουμε· KVKK άρθρο 5(2)(c), (f) |
| Υποστήριξη πελατών | Τα μηνύματά σας και τα στοιχεία λογαριασμού που απαιτούνται για να σας βοηθήσουμε | Σύμβαση· έννομο συμφέρον |
| Ασφάλεια και πρόληψη κατάχρησης | Διευθύνσεις IP, τεχνικά αρχεία καταγραφής, συμβάντα σύνδεσης, συμβάντα παραβίασης της εφαρμογής υπολογιστή | Έννομο συμφέρον για τη διατήρηση της ασφάλειας της υπηρεσίας και των δεδομένων· έννομη υποχρέωση |
| Email της υπηρεσίας | Διεύθυνση email και το περιεχόμενο της ειδοποίησης (προσκλήσεις, επαναφορές κωδικού πρόσβασης, αναφορές που έχετε ενεργοποιήσει) | Σύμβαση· έννομο συμφέρον |
| Βελτίωση της υπηρεσίας | Συγκεντρωτικά στατιστικά στοιχεία χρήσης που δεν ταυτοποιούν πρόσωπα | Έννομο συμφέρον |
| Στατιστικά ιστότοπου | Με τη συγκατάθεσή σας: τυχαία αναγνωριστικά επισκέπτη και επίσκεψης, σελίδες που επισκεφθήκατε, ιστότοπος παραπομπής και καμπάνια (utm_*), κλικ και βάθος κύλισης, χρόνος στη σελίδα, τύπος συσκευής, πρόγραμμα περιήγησης, λειτουργικό σύστημα, γλώσσα και κατά προσέγγιση χώρα (από τη διεύθυνση IP σας, η οποία δεν αποθηκεύεται). Χωρίς συγκατάθεση: ανώνυμη καταμέτρηση προβολών σελίδων | Συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ / UK GDPR και κανόνες ePrivacy / PECR για την αποθήκευση στη συσκευή, στην Ελλάδα άρθρο 4 παρ. 5 ν. 3471/2006· άρθρο 5(1) KVKK, ρητή συγκατάθεση)· για την ανώνυμη καταμέτρηση, έννομο συμφέρον |
| Γνώση της προέλευσης νέων πελατών | Η προέλευση της επίσκεψής σας στον ιστότοπο (πρώτος και πιο πρόσφατος ιστότοπος παραπομπής ή καμπάνια), που αποθηκεύεται με τον λογαριασμό της εταιρείας σας κατά την εγγραφή | Συγκατάθεση που δόθηκε στον ιστότοπό μας· έννομο συμφέρον για τις παραμέτρους καμπάνιας στον σύνδεσμο εγγραφής· άρθρο 5(2)(στ) KVKK |
| Νομικές αξιώσεις | Δεδομένα σχετικά με μια διαφορά | Έννομο συμφέρον· έννομη υποχρέωση |
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων των πελατών μας για δικούς μας σκοπούς μάρκετινγκ, διαφήμισης ή κατάρτισης προφίλ και δεν πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
3. Δεδομένα που συλλέγει η υπηρεσία μας για τους πελάτες
Για λόγους διαφάνειας, η εφαρμογή υπολογιστή και ο πίνακας ελέγχου ενδέχεται να συλλέγουν, για λογαριασμό του εργοδότη και σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του: χρόνους εργασίας, ονόματα ενεργών εφαρμογών και τίτλους παραθύρων, διευθύνσεις ιστότοπων, χρόνο αδράνειας και ιδιωτικό χρόνο, καταχωρίσεις χρόνου εκτός σύνδεσης, έργα και εργασίες, πληροφορίες βαρδιών και αδειών, μηνύματα συνομιλίας και αρχεία, συμμετοχή σε συσκέψεις και - μόνο εφόσον είναι ενεργοποιημένα - περιοδικά στιγμιότυπα οθόνης, κατά προσέγγιση τοποθεσία και εγγραφές συσκέψεων με απομαγνητοφωνήσεις. Ο εργοδότης αποφασίζει ποια από αυτά χρησιμοποιούνται και ποιος μπορεί να τα βλέπει. Οι εργαζόμενοι μπορούν να βλέπουν τα δικά τους δεδομένα στον πίνακα ελέγχου.
4. Λειτουργίες AI
Όταν ένας χρήστης κάνει μια ερώτηση στη Lucy (τον βοηθό μας εντός της εφαρμογής) ή όταν μια σύσκεψη καταγράφεται και συνοψίζεται, το σχετικό κείμενο ή ήχος αποστέλλεται στον πάροχο AI μας για να παραχθεί η απάντηση, η απομαγνητοφώνηση ή η περίληψη. Χρησιμοποιούνται μόνο δεδομένα που επιτρέπεται να βλέπει ο χρήστης που υποβάλλει το αίτημα. Ο πάροχός μας επεξεργάζεται τα δεδομένα αυτά σύμφωνα με τους επιχειρηματικούς του όρους, δεν τα χρησιμοποιεί για την εκπαίδευση των μοντέλων του και αναφέρεται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία. Αποθηκεύουμε ένα αρχείο χρήσης (ποιος, πότε, πόσο), αλλά όχι το περιεχόμενο των συνομιλιών με τη Lucy· το ιστορικό συνομιλιών διατηρείται στο πρόγραμμα περιήγησης του ίδιου του χρήστη.
5. Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα
- Δεδομένα λογαριασμού πελάτη: για όσο διάστημα υφίσταται ο οργανισμός και στη συνέχεια διαγράφονται όπως περιγράφεται στους Όρους μας (εντός 30 ημερών από τα ενεργά συστήματα και 90 ημερών από τα αντίγραφα ασφαλείας μετά την περίοδο εξαγωγής).
- Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για πελάτες: σύμφωνα με τις ρυθμίσεις και τις οδηγίες του πελάτη - για παράδειγμα, την περίοδο διατήρησης στιγμιότυπων οθόνης που επιλέγει ο κάτοχος του οργανισμού.
- Αιτήματα επίδειξης και ερωτήματα: έως 24 μήνες μετά την τελευταία επικοινωνία μας, εκτός εάν οδηγήσουν σε σύμβαση.
- Αρχεία χρέωσης και λογιστικής: για τα διαστήματα που απαιτεί η φορολογική και η εμπορική νομοθεσία (κατά κανόνα έως 10 έτη).
- Αρχεία καταγραφής ασφαλείας: κατά κανόνα έως 12 μήνες.
- Στατιστικά ιστότοπου: αναλυτικά δεδομένα έως 13 μήνες και στη συνέχεια μόνο συγκεντρωτικά σύνολα χωρίς αναγνωριστικά.
6. Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα
- Πάροχοι υπηρεσιών (υπο-εκτελούντες την επεξεργασία) που φιλοξενούν την υπηρεσία, επεξεργάζονται πληρωμές ή παρέχουν λειτουργίες AI - βλ. τη σελίδα Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία. Μπορούν να χρησιμοποιούν τα δεδομένα μόνο για να μας παρέχουν την υπηρεσία τους.
- Ο οργανισμός σας: εάν χρησιμοποιείτε το PulseDesk στην εργασία σας, ο εργοδότης σας και τα πρόσωπα που αυτός εξουσιοδοτεί μπορούν να βλέπουν δεδομένα που σας αφορούν, εντός των δικαιωμάτων που ορίζει.
- Αρχές και σύμβουλοι, όπου απαιτείται από τον νόμο, για την προστασία των δικαιωμάτων μας ή με τους επαγγελματίες συμβούλους μας υπό καθεστώς εμπιστευτικότητας.
- Μια διάδοχη επιχείρηση, εάν το PulseDesk συγχωνευθεί, εξαγοραστεί ή πωληθεί, με την επιφύλαξη της παρούσας πολιτικής.
7. Διεθνείς διαβιβάσεις
Το PulseDesk παρέχεται από εταιρεία εγκατεστημένη στην Τουρκία και η υπηρεσία φιλοξενείται στο Ηνωμένο Βασίλειο. Ορισμένοι πάροχοι, όπως ο πάροχος AI μας, βρίσκονται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Όταν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται σε χώρα χωρίς απόφαση επάρκειας, χρησιμοποιούμε κατάλληλες εγγυήσεις, όπως τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ, το Παράρτημα Διεθνούς Διαβίβασης Δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου (UK International Data Transfer Addendum) και, για διαβιβάσεις από την Τουρκία, τις τυποποιημένες συμβάσεις και διαδικασίες που απαιτεί το άρθρο 9 του KVKK, μαζί με συμπληρωματικά μέτρα όπου χρειάζεται.
8. Ασφάλεια
Προστατεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως κρυπτογραφημένες συνδέσεις (HTTPS/TLS), κατακερματισμένους κωδικούς πρόσβασης, πρόσβαση βάσει ρόλων που ελέγχεται στον διακομιστή, αυστηρό διαχωρισμό των δεδομένων κάθε πελάτη, υπογεγραμμένους συνδέσμους περιορισμένης διάρκειας για στιγμιότυπα οθόνης και άλλα ευαίσθητα αρχεία, αντίγραφα ασφαλείας και περιορισμένη πρόσβαση του προσωπικού βάσει της αρχής της αναγκαιότητας. Περισσότερες λεπτομέρειες υπάρχουν στη σελίδα Ασφάλεια.
9. Τα δικαιώματά σας
Ανάλογα με τη νομοθεσία που ισχύει για εσάς, έχετε το δικαίωμα:
- πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας και λήψης αντιγράφου τους·
- διόρθωσης ανακριβών δεδομένων·
- διαγραφής των δεδομένων ή περιορισμού της χρήσης τους·
- εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα, καθώς και στην απευθείας εμπορική προώθηση οποιαδήποτε στιγμή·
- λήψης των δεδομένων που μας δώσατε σε φορητό μορφότυπο·
- ανάκλησης της συγκατάθεσης, όταν βασιζόμαστε σε συγκατάθεση·
- σύμφωνα με το άρθρο 11 του KVKK, να μάθετε αν τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία, να ζητήσετε πληροφορίες, να μάθετε τον σκοπό, να γνωρίζετε τους τρίτους στους οποίους διαβιβάζονται, να ζητήσετε διόρθωση ή διαγραφή και να αξιώσετε αποζημίωση για παράνομη επεξεργασία·
- σύμφωνα με τον νόμο DPDP της Ινδίας, πρόσβασης σε σύνοψη των δεδομένων σας, διόρθωσης και διαγραφής, επίλυσης παραπόνων και ορισμού άλλου προσώπου για την άσκηση των δικαιωμάτων σας·
- υποβολής καταγγελίας σε εποπτική αρχή - για παράδειγμα στο Information Commissioner's Office (Ηνωμένο Βασίλειο), στην αρχή προστασίας δεδομένων της χώρας σας στην ΕΕ ή στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (KVKK) στην Τουρκία.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, στείλτε email στο privacy@mypulsedesk.com. Εάν το αίτημά σας αφορά δεδομένα για τα οποία υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο εργοδότης σας, θα το διαβιβάσουμε στον εργοδότη σας και θα τον βοηθήσουμε να ανταποκριθεί. Ενδέχεται να χρειαστεί να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας πριν απαντήσουμε. Απαντάμε εντός της προθεσμίας που ορίζει ο νόμος - κατά κανόνα εντός ενός μήνα ή 30 ημερών σύμφωνα με τον KVKK.
10. Παιδιά
Το PulseDesk είναι υπηρεσία για επιχειρήσεις. Δεν απευθύνεται σε παιδιά και δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση προσώπων κάτω των 18 ετών.
11. Cookies
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί προαιρετικά στατιστικά πρώτου μέρους μόνο αν τα αποδεχτείτε στο πλαίσιο cookies, και μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποιαδήποτε στιγμή από τις «Ρυθμίσεις cookies» στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. Δεν χρησιμοποιούμε cookies για διαφήμιση. Οι λεπτομέρειες, μαζί με το όνομα και τη διάρκεια όλων όσων αποθηκεύουμε, βρίσκονται στην Πολιτική cookies.
12. Αλλαγές
Μπορούμε να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική. Θα δημοσιεύουμε τη νέα έκδοση εδώ με την ημερομηνία της και, για σημαντικές αλλαγές, θα ενημερώνουμε τους πελάτες με email ή μέσω της υπηρεσίας.
13. Επικοινωνία
Υπεύθυνος επεξεργασίας: Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş., Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye. Email: privacy@mypulsedesk.com