La presente Informativa sulla privacy spiega come Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. (Londonist Software and Technologies Inc., "PulseDesk", "noi") tratta i dati personali in relazione al sito web di PulseDesk (mypulsedesk.com), al servizio PulseDesk (app.mypulsedesk.com e le applicazioni desktop) e alle nostre comunicazioni con clienti e potenziali clienti.
1. Il nostro ruolo: titolare o responsabile del trattamento
- Dipendenti e altri utenti dell'organizzazione di un cliente. Quando un'azienda utilizza PulseDesk per registrare l'orario di lavoro e l'attività dei propri dipendenti, tale azienda è il titolare del trattamento dei dati personali e PulseDesk agisce in qualità di suo responsabile del trattamento. Trattiamo tali dati esclusivamente secondo le istruzioni dell'azienda, ai sensi del nostro Accordo sul trattamento dei dati. Se utilizzi PulseDesk sul lavoro, l'informativa sulla privacy del tuo datore di lavoro descrive come vengono utilizzati i tuoi dati, e per esercitare i tuoi diritti dovresti rivolgerti al tuo datore di lavoro. Aiuteremo il tuo datore di lavoro a rispondere.
- Tutti gli altri. PulseDesk è il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente informativa che trattiamo per finalità nostre: visitatori del sito web, persone che richiedono una demo o ci contattano, e i referenti commerciali, gli amministratori e i referenti per la fatturazione dei nostri clienti.
2. Quali dati raccogliamo e perché
| Finalità | Dati personali | Base giuridica (GDPR / UK GDPR / KVKK) |
|---|---|---|
| Creazione e gestione degli account dei clienti | Nome, email di lavoro, password (conservata come hash unidirezionale), nome dell'azienda, ruolo, lingua e fuso orario | Esecuzione di un contratto; KVKK art. 5(2)(c) |
| Fornitura del servizio a un cliente | I dati descritti nel nostro DPA, trattati per conto del cliente in qualità di responsabile del trattamento | La base giuridica del cliente |
| Fatturazione e contabilità | Referente per la fatturazione, dati dell'azienda, codice fiscale, fatture, stato dei pagamenti (i dati della carta sono gestiti dal nostro fornitore di servizi di pagamento) | Contratto; obbligo legale; KVKK art. 5(2)(ç) |
| Richieste di demo e di informazioni | Nome, email di lavoro, azienda, dimensione del team, paese, telefono (facoltativo), il tuo messaggio e la lingua | Misure precontrattuali adottate su tua richiesta; legittimo interesse a risponderti; KVKK art. 5(2)(c), (f) |
| Assistenza clienti | I tuoi messaggi e i dati dell'account necessari per aiutarti | Contratto; legittimo interesse |
| Sicurezza e prevenzione degli abusi | Indirizzi IP, log tecnici, eventi di accesso, eventi di manomissione dell'app desktop | Legittimo interesse a mantenere sicuri il servizio e i dati; obbligo legale |
| Email di servizio | Indirizzo email e contenuto della notifica (inviti, reimpostazioni della password, report che hai attivato) | Contratto; legittimo interesse |
| Miglioramento del servizio | Statistiche di utilizzo aggregate e non identificative | Legittimo interesse |
| Statistiche del sito | Con il tuo consenso: ID casuali di visitatore e di visita, pagine visitate, sito di provenienza e campagna (utm_*), clic e profondità di scorrimento, tempo sulla pagina, tipo di dispositivo, browser, sistema operativo, lingua e paese approssimativo (ricavato dal tuo indirizzo IP, che non viene conservato). Senza consenso: un conteggio anonimo delle visualizzazioni di pagina | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR / UK GDPR e norme ePrivacy / PECR sull’archiviazione nel dispositivo, in Italia art. 122 del Codice privacy; art. 5(1) KVKK, consenso esplicito); per il conteggio anonimo, legittimo interesse |
| Sapere da dove arrivano i nuovi clienti | L’origine della tua visita al sito (primo e ultimo sito di provenienza o campagna), salvata con l’account della tua azienda al momento della registrazione | Consenso dato sul nostro sito; legittimo interesse per i parametri di campagna nel link di registrazione; art. 5(2)(f) KVKK |
| Azioni legali | Dati pertinenti a una controversia | Legittimo interesse; obbligo legale |
Non utilizziamo i dati personali dei dipendenti dei nostri clienti per attività nostre di marketing, pubblicità o profilazione, e non vendiamo dati personali.
3. Dati che il nostro servizio raccoglie per i clienti
Per trasparenza, l'applicazione desktop e la dashboard possono raccogliere, per conto del datore di lavoro e in base alle sue impostazioni: orari di lavoro, nomi delle applicazioni attive e titoli delle finestre, indirizzi dei siti web, tempo di inattività e tempo privato, registrazioni di tempo offline, progetti e attività, informazioni su turni e ferie, messaggi e file della chat, partecipazione alle riunioni e - solo ove attivati - screenshot periodici, posizione approssimativa e registrazioni delle riunioni con relative trascrizioni. Il datore di lavoro decide quali di questi dati utilizzare e chi può vederli. I dipendenti possono vedere i propri dati nella dashboard.
4. Funzionalità di IA
Quando un utente pone una domanda a Lucy (la nostra assistente integrata nell'app), oppure quando una riunione viene registrata e riepilogata, il testo o l'audio pertinente viene inviato al nostro fornitore di IA per produrre la risposta, la trascrizione o il riepilogo. Vengono utilizzati solo i dati che l'utente richiedente è autorizzato a vedere. Il nostro fornitore tratta tali dati in base alle proprie condizioni commerciali, non li utilizza per addestrare i propri modelli ed è elencato nella nostra pagina Sub-responsabili del trattamento. Conserviamo un registro di utilizzo (chi, quando, quanto) ma non il contenuto delle conversazioni con Lucy; la cronologia delle conversazioni è conservata nel browser dell'utente.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Dati dell'account del cliente: per tutta la durata dell'organizzazione, quindi eliminati come descritto nei nostri Termini (entro 30 giorni dai sistemi attivi ed entro 90 giorni dai backup dopo il periodo di esportazione).
- Dati trattati per i clienti: secondo le impostazioni e le istruzioni del cliente - ad esempio, il periodo di conservazione degli screenshot scelto dal proprietario dell'organizzazione.
- Richieste di demo e di informazioni: fino a 24 mesi dopo il nostro ultimo contatto, salvo che portino alla stipula di un contratto.
- Documentazione di fatturazione e contabile: per i periodi previsti dalla normativa fiscale e commerciale (generalmente fino a 10 anni).
- Log di sicurezza: generalmente fino a 12 mesi.
- Statistiche del sito: dati dettagliati fino a 13 mesi, poi solo totali aggregati senza identificativi.
6. Con chi condividiamo i dati
- Fornitori di servizi (sub-responsabili del trattamento) che ospitano il servizio, elaborano i pagamenti o forniscono funzionalità di IA - consulta la pagina Sub-responsabili del trattamento. Possono utilizzare i dati solo per fornirci il proprio servizio.
- La tua organizzazione: se utilizzi PulseDesk sul lavoro, il tuo datore di lavoro e le persone da esso autorizzate possono vedere i dati che ti riguardano, nei limiti delle autorizzazioni che stabilisce.
- Autorità e consulenti ove richiesto dalla legge, per tutelare i nostri diritti o con i nostri consulenti professionali vincolati alla riservatezza.
- Un'azienda subentrante in caso di fusione, acquisizione o vendita di PulseDesk, nel rispetto della presente informativa.
7. Trasferimenti internazionali
PulseDesk è fornito da una società con sede in Türkiye e il servizio è ospitato nel Regno Unito. Alcuni fornitori, come il nostro fornitore di IA, si trovano negli Stati Uniti. Quando i dati personali vengono trasferiti verso un paese privo di una decisione di adeguatezza, adottiamo garanzie adeguate come le clausole contrattuali standard dell'UE, l'UK International Data Transfer Addendum e, per i trasferimenti dalla Türkiye, i contratti standard e le procedure previsti dall'articolo 9 della KVKK, unitamente a misure supplementari ove necessario.
8. Sicurezza
Proteggiamo i dati personali con misure tecniche e organizzative, tra cui connessioni crittografate (HTTPS/TLS), password sottoposte a hash, accesso basato sui ruoli verificato sul server, rigorosa separazione dei dati di ciascun cliente, link firmati a breve scadenza per gli screenshot e gli altri file sensibili, backup e accesso del personale limitato e basato sulla necessità di conoscere. Maggiori dettagli sono disponibili nella nostra pagina Sicurezza.
9. I tuoi diritti
A seconda della legge che ti si applica, hai il diritto di:
- accedere ai tuoi dati personali e riceverne una copia;
- ottenere la rettifica dei dati inesatti;
- ottenere la cancellazione dei dati o la limitazione del loro utilizzo;
- opporti al trattamento basato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto;
- ricevere in un formato portabile i dati che ci hai fornito;
- revocare il consenso, ove il trattamento si basi sul consenso;
- ai sensi dell'articolo 11 della KVKK, sapere se i tuoi dati sono trattati, richiedere informazioni, conoscerne la finalità, conoscere i terzi a cui sono trasferiti, richiederne la rettifica o la cancellazione e chiedere il risarcimento per un trattamento illecito;
- ai sensi del DPDP Act indiano, accedere a una sintesi dei tuoi dati, ottenerne la rettifica e la cancellazione, avvalerti di procedure di reclamo e designare un'altra persona che eserciti i tuoi diritti;
- proporre reclamo a un'autorità di controllo - ad esempio l'Information Commissioner's Office (Regno Unito), l'autorità per la protezione dei dati del tuo paese dell'UE oppure l'Autorità per la protezione dei dati personali (KVKK) in Türkiye.
Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a privacy@mypulsedesk.com. Se la tua richiesta riguarda dati di cui è titolare il tuo datore di lavoro, la inoltreremo al tuo datore di lavoro e lo aiuteremo a rispondere. Potremmo dover verificare la tua identità prima di rispondere. Rispondiamo entro i termini previsti dalla legge - generalmente entro un mese, oppure entro 30 giorni ai sensi della KVKK.
10. Minori
PulseDesk è un servizio destinato alle imprese. Non è rivolto ai minori e non deve essere utilizzato per monitorare persone di età inferiore ai 18 anni.
11. Cookie
Il nostro sito utilizza statistiche facoltative di prima parte solo se le accetti nel banner dei cookie, e puoi cambiare la tua scelta in qualsiasi momento con "Impostazioni cookie" in fondo a ogni pagina. Non utilizziamo cookie per la pubblicità. I dettagli, compresi nome e durata di tutto ciò che salviamo, sono nella nostra Informativa sui cookie.
12. Modifiche
Possiamo aggiornare la presente informativa. Pubblicheremo qui la nuova versione con la relativa data e, in caso di modifiche significative, ne informeremo i clienti via email o nel servizio.
13. Contatti
Titolare del trattamento: Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş., Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye. Email: privacy@mypulsedesk.com