Conditions d’utilisation

Les présentes Conditions d’utilisation (les « Conditions ») régissent l’accès à PulseDesk et son utilisation – le tableau de bord web à l’adresse app.mypulsedesk.com, les applications de bureau PulseDesk pour Windows et macOS, le site web mypulsedesk.com et tous les services associés (ensemble, le « Service »).

Le Service est fourni par Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. (Londonist Software and Technologies Inc.), société anonyme immatriculée en Türkiye sous le numéro 6091148103, dont le siège social est situé Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye (« PulseDesk », « nous »).

1. À qui s’appliquent ces Conditions

• Le Client désigne l’entreprise ou toute autre organisation qui crée un compte PulseDesk (une « organisation ») ainsi que la personne qui accepte les présentes Conditions en son nom. En créant une organisation, en démarrant un essai ou en payant une offre, vous confirmez avoir au moins 18 ans et être habilité à engager le Client.
• Les Utilisateurs sont les personnes que le Client invite ou autorise à utiliser le Service au sein de son organisation – par exemple ses salariés, prestataires et administrateurs.
• Le Service est proposé exclusivement aux professionnels. Il n’est pas destiné aux consommateurs ni à un usage personnel ou domestique.

Le Client est responsable du respect des présentes Conditions par ses Utilisateurs.

2. Le contrat

Les présentes Conditions, notre politique d’utilisation acceptable, notre accord de traitement des données et tout bon de commande ou toute offre sélectionnée dans le Service constituent ensemble le contrat entre le Client et PulseDesk. En cas de contradiction entre un bon de commande signé par les deux parties et les présentes Conditions, le bon de commande prévaut. Les données personnelles que nous traitons pour nos propres finalités sont décrites dans notre politique de confidentialité.

3. Comptes et sécurité

• Le Client crée son organisation et invite les Utilisateurs. Chaque Utilisateur se connecte avec sa propre adresse e-mail et son propre mot de passe.
• Les identifiants de connexion doivent rester confidentiels et les comptes ne doivent pas être partagés. Le Client est responsable de toute activité au sein de son organisation et doit nous informer sans délai à l’adresse security@mypulsedesk.com s’il soupçonne un accès non autorisé.
• Les propriétaires et administrateurs de l’organisation gèrent les rôles et les autorisations (par exemple, qui peut consulter les captures d’écran, les données d’équipe ou les dossiers du personnel) et sont responsables de leur paramétrage approprié.

4. Le Service

• Nous fournissons les fonctionnalités de l’offre choisie par le Client, telles que décrites dans le Service et sur notre page de tarifs.
• Nous améliorons constamment PulseDesk. Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités, à condition de ne pas réduire de manière significative les fonctionnalités essentielles d’une offre payante pendant une période payée. Lorsqu’une modification affecte le Client de manière significative, nous l’en informons dans un délai raisonnable.
• L’application de bureau doit être installée sur chaque ordinateur devant faire l’objet d’un suivi. Elle se met à jour automatiquement ; la maintenir à jour fait partie d’une utilisation sécurisée du Service.
• Certaines fonctionnalités reposent sur des tiers, par exemple pour le traitement des paiements et les fonctionnalités d’IA. Ils sont listés sur notre page Sous-traitants ultérieurs.
• Nous visons une haute disponibilité, mais ne garantissons pas que le Service sera ininterrompu ou exempt d’erreurs. Nous pouvons effectuer des opérations de maintenance, de préférence en dehors des heures ouvrées habituelles, et nous efforcerons d’annoncer à l’avance les interruptions planifiées.

5. Responsabilités du Client en matière de surveillance licite

PulseDesk enregistre l’activité professionnelle sur les ordinateurs où l’application de bureau est installée : temps de travail, applications actives et titres de fenêtres, sites web, temps d’inactivité et – lorsque le Client les active – captures d’écran périodiques, localisation et enregistrements de réunions. En conséquence, le Client s’engage à :

• n’utiliser le Service que sur des appareils dont il est propriétaire ou qu’il est en droit de gérer, et uniquement à des fins professionnelles légitimes ;
• informer ses Utilisateurs de manière claire et préalable des données collectées, des raisons de cette collecte, de leur durée de conservation et des personnes qui peuvent y accéder, conformément aux lois applicables au Client et à ses Utilisateurs (par exemple le RGPD, le UK GDPR, la KVKK, le DPDP Act indien et le droit du travail local) ;
• disposer d’une base légale valable pour la surveillance, et obtenir tout consentement ou toute approbation requise du comité d’entreprise ou des représentants du personnel ;
• configurer le Service de manière proportionnée – par exemple en choisissant si des captures d’écran sont prises, à quelle fréquence, pendant combien de temps elles sont conservées et qui peut les consulter ;
• ne pas utiliser le Service à des fins de surveillance dissimulée ni de toute manière contraire à notre politique d’utilisation acceptable.

Le Client est le responsable du traitement des données personnelles de ses Utilisateurs, et PulseDesk traite ces données en tant que sous-traitant en vertu de l’accord de traitement des données.

6. Essai gratuit

Nous pouvons proposer un essai gratuit ou une offre gratuite. Les fonctionnalités et limites de l’essai sont indiquées dans le Service et peuvent évoluer. À la fin d’un essai, le Client peut choisir une offre payante ; à défaut, nous pouvons restreindre ou suspendre l’organisation. Les données d’un essai qui n’est pas poursuivi peuvent être supprimées comme décrit à l’article 11.

7. Offres, tarifs et paiement

• Les prix s’entendent par Utilisateur disposant d’un compte et par mois, et sont indiqués sur notre page de tarifs ou dans un bon de commande. Sauf accord contraire, les prix sont exprimés en dollars américains et hors TVA et autres taxes, que le Client acquitte lorsqu’elles sont applicables.
• Les frais sont facturés d’avance pour chaque période de facturation mensuelle ou annuelle. L’ajout d’Utilisateurs ou le passage à une offre supérieure prend effet immédiatement et peut être facturé au prorata ; le retrait d’Utilisateurs ou le passage à une offre inférieure prend effet à compter de la période de facturation suivante.
• Le paiement est exigible à la date indiquée sur la facture. Les paiements par carte sont traités par notre prestataire de paiement ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Si une facture reste impayée 14 jours après sa date d’échéance, nous pouvons suspendre l’organisation après notification. Nous rétablirons l’accès dès le paiement du montant dû.
• Nous pouvons modifier les prix moyennant un préavis d’au moins 30 jours. Les nouveaux prix s’appliquent à compter de la période de facturation suivant l’expiration du préavis.
• Les frais ne sont pas remboursables, y compris pour les périodes de facturation partielles, sauf lorsque la loi l’exige ou en cas d’accord écrit exprès.

8. Données du Client

• Les Données du Client désignent l’ensemble des données que le Client et ses Utilisateurs transmettent au Service ou que l’application de bureau collecte pour le compte du Client, notamment les données d’activité, captures d’écran, messages, fichiers et enregistrements.
• Le Client conserve tous les droits sur les Données du Client. Il nous concède une licence limitée pour héberger, traiter, transmettre et afficher les Données du Client uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser et assister le Service, et conformément aux instructions du Client.
• Le Client est responsable de la licéité et de l’exactitude des Données du Client, ainsi que de la détention des droits nécessaires pour nous les transmettre.
• Nous pouvons établir des statistiques agrégées et anonymisées sur l’utilisation du Service (par exemple la fréquence d’utilisation d’une fonctionnalité), qui ne permettent d’identifier ni le Client ni aucune personne, et les utiliser pour améliorer le Service.

9. Fonctionnalités d’IA

• Des fonctionnalités telles que Lucy (l’assistante intégrée à l’application), les transcriptions de réunions et les comptes rendus de réunions utilisent des modèles d’IA tiers. Elles n’accèdent qu’aux données que l’Utilisateur à l’origine de la demande est autorisé à voir dans le Service.
• Les résultats produits par l’IA peuvent être incomplets ou erronés. Les Utilisateurs doivent vérifier les résultats importants. Le Client ne doit pas prendre de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires à l’égard de personnes – par exemple des mesures disciplinaires, un licenciement ou des décisions de rémunération – sur la seule base de résultats d’IA ou d’indicateurs automatisés, sans examen humain effectif.
• Notre fournisseur d’IA traite les données conformément à ses conditions professionnelles et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Les propriétaires de l’organisation peuvent désactiver Lucy dans les Paramètres.

10. Propriété intellectuelle

PulseDesk, le Service, le logiciel, le nom et les logos PulseDesk ainsi que l’ensemble des droits de propriété intellectuelle associés nous appartiennent ou appartiennent à nos concédants de licence. Sous réserve des présentes Conditions et du paiement des frais, nous concédons au Client un droit non exclusif et non cessible permettant à ses Utilisateurs d’utiliser le Service pendant la durée de l’abonnement, pour les besoins professionnels internes du Client. Si le Client ou ses Utilisateurs nous transmettent des commentaires ou des suggestions, nous pouvons les utiliser librement et sans obligation.

11. Durée, résiliation et fin du contrat

• Le contrat court à compter de la date de création de l’organisation jusqu’à sa résiliation. Les offres payantes sont reconduites automatiquement pour des périodes de facturation successives.
• Le Client peut résilier à tout moment dans le Service ou en nous écrivant par e-mail ; la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours.
• Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat par notification écrite si l’autre partie commet un manquement substantiel et n’y remédie pas dans les 30 jours suivant sa notification, ou si elle devient insolvable.
• Nous pouvons suspendre l’accès immédiatement, en tout ou en partie, si cela est nécessaire pour éviter un préjudice au Service, à d’autres clients ou à des tiers, ou si le Service est utilisé en violation de la politique d’utilisation acceptable ou de la loi. Nous lèverons la suspension dès que son motif aura disparu.
• Après la fin du contrat, le Client peut exporter ses données pendant 30 jours. Nous supprimons ensuite les Données du Client des systèmes de production dans un délai supplémentaire de 30 jours et des sauvegardes dans un délai de 90 jours, sauf si la loi nous impose de les conserver.

12. Garanties et exclusion de garantie

Nous fournirons le Service avec une compétence et un soin raisonnables, conformément aux bonnes pratiques du secteur. En dehors de cela, et dans la mesure permise par la loi, le Service est fourni « en l’état » et « selon disponibilité », et nous n’accordons aucune autre garantie, expresse ou implicite, notamment de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier ou quant au caractère complet ou exact, dans toutes les situations, d’indicateurs tels que la productivité ou l’efficacité.

13. Limitation de responsabilité

• Aucune des parties n’est responsable des pertes indirectes ou consécutives, ni des pertes de bénéfices, de chiffre d’affaires, d’activité, de clientèle ou d’économies escomptées, quelle qu’en soit la cause.
• La responsabilité totale de chaque partie découlant du contrat ou en lien avec celui-ci, sur toute période de 12 mois, est limitée aux frais payés et dus par le Client pour le Service au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.
• Aucune disposition des présentes Conditions ne limite la responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par une négligence, en cas de fraude, de faute intentionnelle ou de négligence grave, au titre des obligations de paiement du Client, ni toute autre responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue par la loi.

14. Garantie d’indemnisation

Le Client défendra PulseDesk et la garantira contre toute réclamation de tiers (y compris de la part d’Utilisateurs ou d’autorités) résultant d’un manquement du Client à l’article 5 ou à la politique d’utilisation acceptable, ou des Données du Client, et paiera les dommages-intérêts et frais raisonnables définitivement accordés ou convenus dans le cadre d’une transaction. Nous informerons le Client dans les meilleurs délais de toute réclamation de ce type et coopérerons de manière raisonnable.

15. Confidentialité

Chaque partie préservera la confidentialité des informations commerciales non publiques de l’autre partie, ne les utilisera que pour exécuter le contrat et les protégera avec au moins un soin raisonnable. Cette obligation ne s’applique pas aux informations publiques, déjà connues du destinataire, développées de manière indépendante ou dont la divulgation est imposée par la loi.

16. Modification des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version sur cette page et, en cas de modification substantielle, en informerons les propriétaires d’organisation par e-mail ou dans le Service au moins 30 jours à l’avance. Si le Client n’accepte pas les modifications, il peut résilier avant leur entrée en vigueur.

17. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit de la République de Türkiye, à l’exclusion de ses règles de conflit de lois. Les parties s’efforceront d’abord de régler tout litige à l’amiable. À défaut, les tribunaux et offices d’exécution d’İstanbul (Çağlayan) sont seuls compétents. Cela ne prive pas le Client de la protection des dispositions impératives du pays dans lequel il est établi.

18. Dispositions générales

• Force majeure : aucune des parties n’est responsable des retards ou manquements causés par des événements échappant à son contrôle raisonnable.
• Cession : le Client ne peut céder le contrat sans notre consentement. Nous pouvons le céder à une société affiliée ou à un successeur de notre activité, en en informant le Client.
• Notifications : nous adressons les notifications à l’adresse e-mail du propriétaire de l’organisation. Les notifications qui nous sont destinées doivent être envoyées à legal@mypulsedesk.com ou à notre siège social.
• Divisibilité et renonciation : si une disposition est jugée invalide, les autres restent en vigueur. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à celui-ci.
• Langue : les présentes Conditions peuvent être traduites. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise prévaut.

19. Contact

Londonist Yazılım ve Teknolojileri A.Ş. – Merkez Mah. Kültür Cad. No: 4 İç Kapı No: 29, 34245 Gaziosmanpaşa / İstanbul, Türkiye – legal@mypulsedesk.com